Новости

Взаємозамінність співробітників канцелярії

  1. ЦЕНТРАЛІЗОВАНА ФОРМА ДІЛОВОДСТВА
  2. Варіант 1. Передаємо справи напарникові
  3. Варіант 2. Розподіляємо між співробітниками
  4. Децентралізованій формі ДІЛОВОДСТВА
  5. Змішана ФОРМА ДІЛОВОДСТВА
  6. Основні принципи побудови повноцінної взаємозамінності співробітників
  7. ЗАКЛЮЧНИЙ РАДА

Я приходжу до директора, я говорю:

- Хто зшив костюм? Хто це зробив? Я нічого не буду робити, не буду кричати, я тільки хочу в очі йому подивитися.

Виходить сто чоловік.

Я кажу:

- Хлопці, хто зшив костюм?

Вони говорять:

- Ми!

Я кажу:

- Хто це ми"?

Вони говорять:

- У нас вузька спеціалізація. Один пришиває кишеню, один - проймочку, я особисто пришиваю гудзики. До гудзиків претензії є?

- Ні! Пришиті на смерть, не відвести! Хто зшив костюм? Хто замість штанів мені рукава пришив? Хто замість рукавів мені штани пришпандорив? Хто це зробив?

Вони говорять:

- Скажіть спасибі, що ми до гульфика рука не пришили.

Уявляєте? Їх - сто, а я - один. І все стоять, як гудзики: смерть!

А.І. Райкін

Тема нашої статті - розподіл обов'язків між працівниками канцелярії і, як наслідок такого розумного розподілу, взаємозамінність співробітників.

Це тонка матерія, часто непомітна для тих секретарських працівників, які приходять у вже сформований колектив з певним колом обов'язків для кожного і як би вплітаються нової ниточкою в уже існуючий узор. Зате для тих секретарів, які змушені організовувати роботу з нуля, створювати служби діловодства і відділи канцелярії, та ще в постійно мінливих зовнішніх умовах, розподіл обов'язків і взаємозамінність співробітників відділу - питання складне і болюче.

Взаємозамінність - це не порожній звук. Як інакше ви зможете піти в черговий або адміністративну відпустку або на лікарняний? Якщо після вашого відходу почалися збої в роботі офісу і в роботі з документами, то винні в цьому тільки ви самі, а не керівництво підприємства і не марсіанські загарбники. Тому що це саме ви вчасно не продумали дублюючі схеми і маршрути проходження документів і не підготували належним чином собі заміну.

Але в розраду хочу сказати, що навіть при наявності грунтовно підготовленої вами заміни накладок все одно не уникнути, як би ви не старалися. Ваше завдання - зробити так, щоб вони були мінімальними, несуттєвими і згодом легко виправними.

Поділюся з вами особистим досвідом організації роботи канцелярії на досить великому і постійно зростаючому виробничому підприємстві.

Почнемо з визначення форми діловодства, що склалася у вашій організації. Діловодство може бути:

• централізованим;

• децентралізованим;

• змішаним.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що всі операції по обробці документів зосереджені в єдиному центрі, який виконує повний цикл операцій з обробки документів від моменту отримання до здачі в архів. Централізовану форму організації діловодства вибирають, як правило, невеликі організації.

Децентралізована форма діловодства має на увазі, що кожен структурний підрозділ організації має свою службу, яка виконує повний цикл операцій з обробки та зберігання документів. Таким чином, децентралізована форма діловодства є повною протилежністю централізованою. Ця форма організації документообігу характерна для великих організацій, структурні підрозділи яких територіально роз'єднані.

Змішана форма діловодства - найпоширеніша, при якій, як правило, реєстрація вхідної та вихідної документації та архівне зберігання залишаються у віданні спеціалізованого підрозділу, а створення, систематизація та обробка документації перед здачею в архів виконуються в кожному структурному підрозділі.

ЦЕНТРАЛІЗОВАНА ФОРМА ДІЛОВОДСТВА

Централізована форма ведення діловодства передбачає зосередження обробки, реєстрації, відправлення, контролю виконання, обліку та зберігання документів організації до передачі їх в архів в руках одного підрозділу (секретаріат, канцелярія і т.д.) або однієї людини (секретаря).

Централізований документообіг має вагомі переваги:

• єдність документаційного забезпечення організації;

• універсальність і взаємозамінність співробітників, що займаються документаційне забезпечення.

Однак централізована форма ведення діловодства в чистому вигляді можлива тільки у відносно невеликих організаціях, чий документообіг не перевищує 10 000 документів на рік.

При централізованій формі, як правило, усередині відділу існує чіткий розподіл обов'язків, при якому можливі два варіанти взаємозамінності співробітників:

• Всі функції відсутнього співробітника переходять до однієї людини.

• Обов'язки відсутнього беруть на себе по частинах кілька людей (цей варіант менш кращий, оскільки відповідальність розділена).

Варіант 1. Передаємо справи напарникові

Відділ розбивається на пари - так звані тандеми. Графіки відпусток і відгули плануються таким чином, щоб один співробітник з тандему був присутній на роботі обов'язково.

Плюси очевидні:

• співробітнику, щоб піти у відпустку, необхідно домовитися тільки зі своєю «парою»;

• при раптовому невихід на роботу одного зі співробітників його напарник без додаткових вказівок знатиме, що робити;

• одночасно можуть бути відсутніми стільки співробітників, скільки існує тандемів, і при цьому відділ збереже повну працездатність, як космічний корабель в умовах далекого космосу: «Правий борт - капітан, боєць, навігатор, лівий борт - другий пілот, лікар, енергетик. При ураженні будь-якого з бортів екіпаж продовжує функціонувати ... »(С. Лук'яненко. Геном);

• кожному із співробітників потрібно добре знати обсяг робіт тільки своєю «пари» і свій (погодьтеся, це простіше і ефективніше, ніж кожен раз замінювати різних співробітників, у кожного з яких свої функції і специфіка);

• кожен співробітник і керівник відділу будуть точно знати, з кого спитати за «косяки» в роботі, що накопичилися за час заміщення;

• співробітники інших підрозділів, які звикли, що кожен знає своїм обсягом робіт, точно знають, до кого їм звертатися під час відпустки того чи іншого працівника канцелярії;

• керівництву не потрібно ламати голову в спробі визначити коефіцієнт трудової участі кожного співробітника в справі заміщення одного відпускника, а значить, не буде скривджених і незадоволених - кожен отримає компенсацію за заміщення свого напарника в тандемі (якщо це практикується у вашій організації).

мінус:

• великий обсяг роботи, періодично навалюється на кожного зі співробітників.

Розглянемо розподіл обов'язків по тандемів на прикладі гіпотетичної служби ДОУ [1] (Або канцелярії) з наступним особовим складом і набором виконуваних обов'язків.

Аналізуємо розподіл обов'язків при централізованому типі діловодства.

Визначаємо ступінь і характер завантаженості кожного співробітника. Наприклад, при певних умовах - територіальна роз'єднаність підрозділів компанії, напружена архівна робота, планована низка конференцій чи інших заходів, пов'язаних з прибуттям делегацій, - важко буде поєднувати функції співробітників № 1 і № 3 в одній особі, оскільки дистанційна підтримка відряджених працівників та організація візитів вимагають постійної присутності на робочому місці або неподалік від гостей, а функція кур'єра вимагає якраз прямо протилежного - довгих піших прогулянок з оберемком документів п території підприємства і по поверхах будівлі.

Таким чином, співробітникові № 1 в тандем пропоную поставити співробітника № 4 або № 2.

Провівши подібний аналіз функцій співробітника № 3, вибираємо йому пару з тих же співробітників № 2 і № 4.

Виходячи зі свого досвіду, я б призначила тандеми так, як позначено на схемі червоними стрілками: «1-2» і «3-4». Але, повторюю, можна і «1-4», і «2-3».

Найважче визначитися з заміщенням начальника секретаріату. У будь-якому випадку це повинен бути офіційний заступник. Зазвичай це робиться в схемі заміщення, яка затверджується наказом.

Першою особою, що заміщає керівника підрозділу по схемі заміщення, призначається найбільш досвідчений і відповідальний співробітник з числа працівників відділу. Припустимо, в нашому відділі це співробітник № 1 (позначимо цей зв'язок червоною стрілкою).

Таким чином, ми бачимо, що начальник не може бути відсутнім одночасно з співробітниками № 1 і № 2.

Слід зазначити, що начальник канцелярії в екстрених випадках, коли кілька його співробітників відсутні незаплановано, може і зобов'язаний взяти на себе всі або частину своїх функцій, оскільки він повинен бути набагато більш кваліфікованим, ніж його підлеглі, - noblesse oblige [2] .

Варіант 2. Розподіляємо між співробітниками

Функції відсутнього співробітника діляться між рештою працівниками. Тут все зрозуміло і без схем.

плюс:

• обсяг роботи, який припадає на кожного співробітника, зростає незначно.

мінуси:

• велика ймовірність, що при розподілі додаткових обов'язків можуть виникнути конфліктні ситуації;

• важче виявити відповідального за скоєні помилки та упущення в роботі;

• складніше контролювати виконання роботи;

• співробітникам з інших підрозділів складно орієнтуватися в тій схемі розподілу обов'язків, яку ви придумали.

Децентралізованій формі ДІЛОВОДСТВА

Децентралізована форма організації діловодства передбачає, що робота з документами ведеться в кожному підрозділі компанії самостійно, силами свого секретаря чи іншого відповідального співробітника, на якого покладено відповідні обов'язки.

Як правило, таку форму документообігу обирають територіально роз'єднані організації або ті, у яких документообіг в структурних підрозділах має свої особливості.

Часто така форма роботи з документами застосовується в організаціях, де високий рівень секретності.

При децентралізованій формі ведення діловодства здійснюють не співробітники канцелярії або служби ДОУ, а співробітники підрозділів, що підкоряються своїм керівникам. Відповідно, нехай вони і беруть на себе всі турботи, пов'язані з розподілом обов'язків і заміщенням відсутніх.

Як правило, вони вибирають той варіант, при якому всі функції відсутнього співробітника передаються одній людині.

Змішана ФОРМА ДІЛОВОДСТВА

На практиці організації найчастіше обирають третій шлях, а саме - змішану форму ведення діловодства. Це означає, що частина операцій з обробки та зберігання документів зосереджена в руках центральної служби діловодства або канцелярії (як правило, це прийом і реєстрація вхідних документів, що відправляються документів, контроль виконання документів і т.п.).

У свою чергу, за структурними підрозділами закріплені обов'язки по створенню, обліку та оперативного зберігання документів, що знаходяться в їх компетенції.

Переваги змішаної форми:

• Діловодство стає гнучким, підлаштовується під потреби кожного конкретного підрозділу.

• При належній організації процесу зберігаються всі переваги централізованої форми:

- єдність документаційного забезпечення;

- повна взаємозамінність співробітників.

Змішана форма може бути представлена ​​різними варіантами.

Один з оптимальних і часто застосовуваних, на наш погляд, варіантів - коли всі операції з документами здійснюють лише співробітники канцелярії, як при централізованій формі. Але частина співробітників канцелярії може базуватися окремо в численних підрозділах компанії, де і здійснює повний набір обов'язків по веденню документообігу. У цьому випадку не варто «розпорошувати» частина важливих функцій. Наприклад, реєстрацію вхідної кореспонденції краще залишити в одних руках.

На схемах видно, що цілком допустима взаємозамінність співробітників № 3 і № 5, № 4 та № 8, № 6 та № 7 (відзначені червоними стрілками).

Крім того, начальник канцелярії як керівник підрозділу може і зобов'язаний негайно замінити будь-якого співробітника якщо не на 100%, то на 75% точно.

Таким чином, ми повернулися до того ж принципу взаємозамінності по тандемів. Співробітник № 1 замінює співробітника № 2, а також будь-якого з відсутніх працівників канцелярії (у разі непередбаченої відсутності обох колег, які працюють в тандемі).

Таким чином, наш відділ знову зберігає працездатність навіть при відсутності 50% чисельного складу. А при досить високій якості організації праці нетривалий час (1-2 дні) відділ може функціонувати і при відсутності 75% співробітників - в нашому випадку досить буде присутності трьох осіб: по 1-2 на кожному поверсі.

Як ви розумієте, червоними стрілками позначений не єдиний варіант взаємозамінності. Цілком припустима робота тандемів «1-3», «2-5», «4-6», «7-8».

Допустима, хоча і менш зручна, робота тандемів тих співробітників, чиї робочі місця територіально віддалені один від одного.

У моїй практиці був випадок, коли хвору співробітницю протягом двох робочих днів заміняла інша, що знаходиться за півкілометра від обслуговується підрозділу - по телефону, електронній пошті, через сервер і комп'ютерну мережу

Основні принципи побудови повноцінної взаємозамінності співробітників

Єдина база електронних і паперових документів. Зверніть увагу - це найголовніша складова повноцінної взаємозамінності співробітників. До цього ж пункту потрібно віднести організацію єдиного електронної поштової скриньки для всіх співробітників канцелярії з подальшою настройкою його для кожного з них за замовчуванням і використовується в пріоритетному порядку. При цьому для кожного співробітника повинна бути створена електронна підпис.

Це необхідно для того, щоб відсилаються з загального ящика електронні листи можна було згодом ідентифікувати.

При відсутності будь-кого зі співробітників неважко буде знайти в загальній базі будь-які повідомлення і документи, які були отримані або відіслані цим співробітником.

Також рекомендую об'єднати всі сканери, що знаходяться в розпорядженні співробітників канцелярії в різних підрозділах, в єдину мережу таким чином, щоб результати сканування були доступні тільки співробітникам канцелярії. Це важливо при роботі в умовах дотримання комерційної таємниці, оскільки дозволяє виключити несанкціонований доступ сторонніх осіб до матеріалів комерційного характеру.

В цьому випадку при відсутності секретаря даного підрозділу також можна буде віддалено пересилати скан-копії, зроблені на будь-якому з мережевих сканерів канцелярії.

При наявності такої належним чином організованої бази заміщення співробітників значно спрощується.

Кожен повинен вміти все .На схемою видно, що близько 80% всіх функцій у секретарів в різних підрозділах ідентичні. Унікальні функції виділені синім кольором і нечисленні. Освоїти їх не складе ніяких труднощів.

Якщо територіально поруч ( «двері в двері», «навскоси по коридору») знаходяться декілька підрозділів, то без особливого клопоту секретарі, в них працюють, можуть заміняти один одного.

У віддалені і відокремлені відділи (діватися нікуди!) Доведеться відправляти заміщає співробітника.

Единбурзі загального порядку ведення справ. На кожному робочому місці функції і прийоми роботи повинні бути максимально уніфіковані.

Зверніть увагу

При подібному змішаному типі ведення діловодства розподіл функцій відсутнього співробітника між його колегами виключається.

ЗАКЛЮЧНИЙ РАДА

Не перестарайтеся з взаємозамінністю: побачивши, що ви непогано і малим складом справляєтеся з покладеними на вас обов'язками, чисельність відділу можуть скоротити!

Варіантів розподілу обов'язків існує безліч. Головне - це розумний підхід, максимальна уніфікація і єдність інформаційної бази.

[1] ДНЗ - служба документаційного забезпечення управління.

[2] Noblesse oblige (фр.) - положення зобов'язує.

Л.А. Назарова,
начальник канцелярії ТОВ «Професіонал»

Хто це зробив?
До гудзиків претензії є?
Хто зшив костюм?
Хто замість штанів мені рукава пришив?
Хто замість рукавів мені штани пришпандорив?
Хто це зробив?
Уявляєте?
Як інакше ви зможете піти в черговий або адміністративну відпустку або на лікарняний?