Новости

Внутрішній опис документів справи

  1. Внутрішній опис: загальна інформація
  2. Особливості оформлення внутрішнього опису

Внутрішній опис документів складається тільки для тих справ, які підлягають повному оформленню, а також для справ з особового складу незалежно від термінів їх зберігання Внутрішній опис документів складається тільки для тих справ, які підлягають повному оформленню, а також для справ з особового складу незалежно від термінів їх зберігання. За своєю суттю опис є зміст кожного тому. Це означає, що якщо, наприклад, накази по основній діяльності склали три томи, то доведеться робити три опису. Готова опис розташовується на початку томи і зшивається в обкладинку разом з документами.

Згадаймо, які справи підлягають повному оформленню (окрема стаття про повне оформлення справ знаходиться за посиланням). це:

Внутрішній опис: загальна інформація

У складанні опису немає нічого складного, але робиться вона іноді досить довго, тому що внести в неї потрібно кожен документ, підшитий в тому.

Форма опису документів наведена в Правилах роботи архівів від 2015 року (Додаток №27). Завантажити її можна нижче. Ця форма є обов'язковою. При бажанні в неї можна щось додати, але ось прибирати з неї інформацію не можна.

Готується опис на звичайному аркуші паперу, не потрібно використовувати для неї ніяких бланків, надписувати найменування організації і т.д. Вся довідкова інформація міститься на титульному аркуші справи.

В цілому таблиця нескладна:

В цілому таблиця нескладна:

(Картинки клікабельні)

  • № п / п - порядковий номер запису (= документа, який ми описуємо);
  • реєстраційний індекс документа - Номер документа ,
  • дата є дата;
  • заголовок - згадуємо реквізит «Заголовок до тексту документа»: відповідає на питання «Про що?», являє собою короткий зміст документа;
  • номери аркушів справи - посилання на те, які листи справи займає цей документ: 5, 30 - 34 або 1 - 250;
  • примітка - інша інформація, наприклад, те, що цей документ в справі - електронний або представлений у вигляді копії.

Під таблицею вказується загальна кількість документів у справі. Зверніть увагу: не аркушів, не сторінок, а саме документів. Якщо весь тому займає один багатосторінковий документ, то так і пишемо:

Разом 1 (один) документ.

Разом 1 (один) документ

Особливості оформлення внутрішнього опису

Залежно від того, як скомпоновані документи в справі, їх номери в другій графі опису можуть йти послідовно чи ні. Накази з основної діяльності, наприклад, підуть послідовно:

А ось трудові договори звільнених працівників компонуються за алфавітом. Тоді їх реєстраційні номери вносяться у внутрішній опис в тому порядку, в якому договори зшиті в томі. Прізвища ж можна перерахувати в графі «Заголовок документа», попередньо змінивши її назву, тому що заголовків у трудових договорів немає:

А якщо зшиваються договори тривалого зберігання, кожен з яких має власний заголовок, але при цьому справи сформовані в томі за алфавітом контрагентів, то для них можна ввести додаткову графу: це не заборонено.

Користуватися графою «Примітка» для цієї інформації не можна.

Завантажити форму внутрішнього опису справ , Docx, 15 kB

Завантажити зразок заповнення внутрішнього опису , Pdf, 391 kB

Схожі статті